Wie Sie eine KI-Beratung auswählen: 10 Fragen vor der Beauftragung

Jede Woche taucht ein neues Unternehmen auf, das verspricht, künstliche Intelligenz in Ihr Geschäft zu bringen. Manche werden das gut machen. Andere hinterlassen Ihnen eine spektakuläre Demo, die im Arbeitsalltag nie zum Einsatz kommt. Der Unterschied liegt fast nie in der Technologie, die sie angeblich beherrschen, sondern darin, wie sie vor, während und nach dem Projekt arbeiten.

Dieser Leitfaden bündelt die Fragen, die Sie stellen sollten, bevor Sie etwas unterschreiben, die Warnsignale, die Sie ernst nehmen sollten, und das, was ein gutes Angebot enthalten sollte. Damit können Sie jeden Anbieter vergleichen – auch uns.

Bevor Sie suchen: Klären Sie, was Sie lösen möchten

Das erste Gespräch mit einer Beratung ist deutlich ergiebiger, wenn Sie mit einem konkreten Problem kommen und nicht mit einem allgemeinen Wunsch. „Wir wollen KI einführen“ ist kein Ziel. „Die Kundenanfragen klassifizieren, die per E-Mail eingehen und uns heute mehrere Stunden am Tag kosten“ schon.

Sie müssen die Lösung nicht kennen. Es genügt, zwei oder drei Prozesse identifiziert zu haben, die Sie Zeit oder Kunden kosten oder Fehler verursachen, und ungefähr zu wissen, was sie heute kosten. Damit kann Ihnen eine gute Beratung bereits sagen, ob KI das richtige Werkzeug ist oder ob es eine einfachere Lösung gibt.

10 Fragen zur Bewertung einer KI-Beratung

1. Setzt sie bei Ihren Prozessen an oder beim Tool?

Wenn man Ihnen schon im ersten Termin eine bestimmte Plattform vorführt, seien Sie skeptisch. Die richtige Reihenfolge lautet: Ihre Abläufe verstehen, herausfinden, wo die tatsächlichen Kosten entstehen, und erst dann die Technologie auswählen. Eine Beratung, die immer dasselbe Tool vorschlägt, stellt keine Diagnose, sondern verkauft.

2. Kann sie Ihnen Projekte zeigen, die im Produktivbetrieb laufen?

Eine Demo beweist, dass etwas möglich ist. Ein Projekt im Produktivbetrieb beweist, dass es genutzt wird, dem realen Volumen standhält und von jemandem gewartet wird. Bitten Sie um Beispiele für Systeme, die seit Monaten laufen, und erkundigen Sie sich, welche Probleme nach der Inbetriebnahme aufgetreten sind und wie sie gelöst wurden.

3. Wer wird an Ihrem Projekt arbeiten?

Fragen Sie nach dem konkreten Team: wer die Analyse übernimmt, wer entwickelt und wer Sie im Support betreut. Es ist wichtig zu wissen, ob die Arbeit von einem eigenen Team erledigt oder an Subunternehmer vergeben wird und ob neben technischen auch fachliche Profile mit Geschäftsverständnis beteiligt sind. Ein KI-Projekt scheitert häufiger daran, dass der Prozess nicht verstanden wird, als an fehlenden Programmierkenntnissen.

4. Wie wird die Lösung in die Systeme integriert, die Sie bereits nutzen?

KI schafft Mehrwert, wenn sie mit Ihrem CRM, Ihrem ERP, Ihren E-Mails oder Ihren Dokumenten arbeitet – nicht in einer isolierten Anwendung. Fragen Sie, wie sie an das angebunden wird, was Sie bereits haben, ob Daten migriert werden müssen und was passiert, wenn Sie morgen eines dieser Tools wechseln.

5. Wo liegen Ihre Daten und wie wird die DSGVO eingehalten?

Das ist eine der wichtigsten Fragen – und eine, die am seltensten gestellt wird. Lassen Sie sich erklären, wo die Daten verarbeitet werden, welche Anbieter beteiligt sind, ob der Modellanbieter mit Ihren Informationen trainieren darf und welche Auftragsverarbeitungsverträge abgeschlossen werden. Wenn die Antwort vage ausfällt, sollten Sie nicht weitermachen.

6. Wie wird der Erfolg gemessen?

Vor dem Start sollten Sie gemeinsam festlegen, welche Geschäftskennzahl sich verbessern soll: eingesparte Stunden, Reaktionszeit, Fehler, zurückgewonnene Umsätze. Ohne Ausgangsmessung lässt sich nicht feststellen, ob das Projekt funktioniert hat, und die Diskussion stützt sich am Ende auf Eindrücke.

7. Was passiert nach der Inbetriebnahme?

Ein KI-System muss kontinuierlich begleitet werden: Antworten prüfen, Anweisungen anpassen, Dokumente aktualisieren und die Kosten im Blick behalten. Fragen Sie, welchen Support das Angebot umfasst, wie das System überwacht wird und wer es auf Basis der realen Nutzung weiter verbessert.

8. Ist sie unabhängig von den Modellanbietern?

OpenAI, Anthropic, Google und Meta veröffentlichen ständig neue Modelle, und jedes eignet sich für manche Anwendungsfälle besser als für andere. Eine unabhängige Beratung wählt das Modell passend zu Ihrem Anwendungsfall und gestaltet die Lösung so, dass es sich austauschen lässt, falls morgen eine bessere oder günstigere Option erscheint.

9. Wie geht sie mit Risiken und den europäischen Vorschriften um?

Die EU-KI-Verordnung (AI Act) ist bereits in Kraft und verpflichtet unter anderem dazu, Menschen darüber zu informieren, wenn sie mit einem KI-System interagieren. Fragen Sie neben den rechtlichen Vorgaben auch, welche Grenzen das System haben wird, welche Aktionen die Freigabe durch einen Menschen erfordern und wie protokolliert wird, was es tut.

10. Kann die Beratung Sie bei der Finanzierung unterstützen?

Bei öffentlichen Förderprogrammen für die Digitalisierung öffnen und schließen sich die Antragsfenster, daher ist es nicht ratsam, ein Projekt mit einem Zuschuss zu planen, den es heute nicht gibt. Trotzdem ist es hilfreich, wenn die Beratung die verfügbaren Förderlinien kennt und Sie informiert, sobald eine davon geöffnet wird. Bevor Sie entscheiden, können Sie sich über den aktuellen Stand der Digitalisierungsförderung informieren.

Warnsignale

• Man verspricht Ihnen eine konkrete Rendite, bevor Ihre Prozesse analysiert wurden.
• Es wird „KI für alles“ vorgeschlagen, selbst für Aufgaben, die eine einfache Automatisierung besser lösen würde.
• Niemand fragt nach Ihren Daten – weder, wer sie nutzt, noch, wo sie liegen.
• Das Angebot beschreibt weder den Umfang noch die Leistungen im Detail und lässt offen, was nach der Inbetriebnahme passiert.
• Die Lösung funktioniert nur mit der Plattform des Anbieters, und es bleibt unklar, wie Sie Ihre Daten zurückbekommen, wenn Sie wechseln möchten.

Spielt es eine Rolle, ob die Beratung in Ihrer Nähe ist?

Vieles lässt sich remote erledigen, aber räumliche Nähe hilft in den Phasen, die das Ergebnis am stärksten beeinflussen: bei den Sitzungen, in denen die Prozesse erfasst werden, bei den Tests mit den Teams, die das System nutzen werden, und bei der Schulung. Zudem fällt es einer Beratung aus Ihrer Region leichter, die lokale Unternehmenslandschaft und die dortigen Förderprogramme zu kennen. Entscheidend ist, dass sich das Format an Sie anpasst: vor Ort, remote oder eine Kombination aus beidem.

So arbeiten wir bei Namastech

Wir sind eine Technologieberatung aus Barcelona und haben seit 2006 mit mehr als 480 Unternehmen und Institutionen zusammengearbeitet. Wir beginnen immer mit einer unverbindlichen Analyse, um herauszufinden, welche Prozesse von KI profitieren würden und welche keine KI brauchen. Anschließend konzipieren wir die Lösung, integrieren sie in Ihre Systeme, schulen Ihr Team und messen die Ergebnisse, um sie kontinuierlich zu verbessern.

Wenn Sie mehr erfahren möchten, können Sie sich ansehen, wie wir Technologie- und KI-Beratung angehen oder warum die meisten KI-Projekte nie in Produktion gehen.

Häufige Fragen

Was kostet es, eine KI-Beratung zu beauftragen?

Das hängt vom Umfang ab: Eine Analyse kostet nicht dasselbe wie die Entwicklung eines KI-Agenten und seine Integration in mehrere Systeme. Am klügsten ist es, mit einer klar abgegrenzten Analyse zu beginnen, die den Prozess mit dem besten Verhältnis von Aufwand und Wirkung ermittelt, und anschließend ein Angebot mit definierten Leistungen und messbaren Ergebnissen einzuholen.

Wie lange dauert es, bis sich Ergebnisse zeigen?

Wenn das Projekt gut abgegrenzt ist, Wochen und nicht Monate. Projekte, die lange brauchen, um Ergebnisse zu liefern, sind meist diejenigen, die mit einem zu breit gefassten Ziel gestartet sind.

Müssen meine Daten vor dem Start perfekt aufbereitet sein?

Nein. Die Analyse dient gerade dazu, festzustellen, welche Daten benötigt werden und in welchem Zustand sie sind. Üblicherweise beginnt man mit einem Prozess, für den die Informationen bereits vorliegen, und verbessert die Datenqualität im Laufe des Projekts.

Was ist der Unterschied zwischen einer KI-Beratung und einem Softwareanbieter?

Ein Softwareanbieter verkauft sein Produkt. Eine Beratung analysiert Ihren Fall, empfiehlt Ihnen die passende Lösung – das kann ein Produkt eines Drittanbieters, eine Individualentwicklung oder auch gar keine KI sein – und kümmert sich darum, sie zu integrieren und in Ihren Prozessen zum Laufen zu bringen.