KI für Universitäten und Forschungseinrichtungen
Wir verringern den Verwaltungsaufwand in Lehre und Forschung mit KI-Agenten, Automatisierungen und maßgeschneiderter Software, integriert in die Systeme, die Ihre Organisation bereits nutzt.
Weniger Papierkram, mehr Zeit für die Forschung
Die Forschungsverwaltung verlangt, Verwendungsnachweise für Projekte zu erstellen, Budgets zu kontrollieren, Projektberichte zusammenzustellen, auf Förderaufrufe zu reagieren und Berichte für verschiedene Geldgeber vorzubereiten. Ein großer Teil dieser Arbeit besteht darin, Daten zu suchen, zu kopieren und zusammenzuführen, die bereits in anderen Systemen vorhanden sind.
Wir haben mit der Universitat de Barcelona gearbeitet, die die Agilität und Anpassungsfähigkeit unserer Unterstützung in der Forschungsverwaltung hervorgehoben hat, und mit dem CSIC. Heute verbinden wir diese Erfahrung mit KI-Agenten und Automatisierungen, die sich in die Tools der jeweiligen Organisation einfügen.
Unser Innovationslabor mit mehr als 10 eigenen Projekten umfasst SaaS-Plattformen für Branchen wie die Bildung. Was wir dort lernen, setzen wir in den Projekten unserer Kunden ein.
Anwendungsbeispiele
Anwendungen, die wir an die Verfahren jeder Einrichtung anpassen.
Projektdokumentation
Datenextraktion aus Rechnungen, Verträgen und Belegen, um die finanziellen Verwendungsnachweise mit weniger Handarbeit vorzubereiten.
Statusberichte
Automatisierte Berichte zum Stand der Projekte, zur Budgetausführung und zu den Fristen.
Fristwarnungen
Automatische Hinweise, bevor Förderaufrufe, Arbeitsergebnisse und Verwendungsnachweise fällig werden.
Assistent für Studierende
Ein Assistent, der häufige Fragen zu Verwaltungsverfahren und Services auf Basis der offiziellen Dokumentation beantwortet und komplexe Fälle weiterleitet.
Interner Wissensassistent
Ein Agent, der mit Regelwerken, Verfahren und internen Dokumenten trainiert ist, damit das Personal Antworten findet, ohne in mehreren Ordnern zu suchen.
Integrationen und maßgeschneiderte Software
Wir verbinden Verwaltungssysteme, CRM und interne Tools und entwickeln Webanwendungen, wenn es keine passende Lösung gibt.
Wie wir mit Universitäten und Forschungseinrichtungen arbeiten
Prozess-Mapping
Gemeinsam mit den Verwaltungsteams identifizieren wir manuelle, repetitive und ineffiziente Aufgaben.
Daten und Zugriffe
Wir legen fest, welche Informationen die Lösung nutzt, wo sie verarbeitet werden und wer darauf zugreifen darf.
Abgegrenztes Pilotprojekt
Wir setzen einen ersten messbaren Workflow um, bevor wir den Umfang erweitern.
Integration und Schulung
Wir verbinden die Lösung mit Ihren Systemen und schulen die Menschen, die damit arbeiten werden.
Begleitung und Verbesserung
Wir überwachen den Betrieb und verbessern den Workflow anhand der realen Nutzung.
Bildung und Hochrisiko-KI in der EU-KI-Verordnung
Die EU-KI-Verordnung zählt in Anhang III einige Anwendungen im Bildungsbereich zu den Hochrisiko-KI-Systemen: über Zugang oder Zulassung entscheiden, Lernergebnisse bewerten, das Bildungsniveau bestimmen, zu dem eine Person Zugang erhält, oder Lernende während Prüfungen überwachen. Nach der Verordnung (EU) 2026/1744 gelten die Pflichten für diese Systeme ab dem 2. Dezember 2027. Die Automatisierung von Verwaltungsaufgaben steht nicht auf dieser Liste, ein Chat-Assistent muss jedoch seit dem 2. August 2026 klar erkennen lassen, dass er eine KI ist.
Organisationen, mit denen wir gearbeitet haben
Die Universitat de Barcelona fand in unserer Unterstützung, was die Forschungsverwaltung heute verlangt: Agilität und Anpassungsfähigkeit. Außerdem haben wir mit dem CSIC gearbeitet.
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Antworten auf Ihre Fragen
Welche Prozesse der Forschungsverwaltung lassen sich automatisieren?
Zum Beispiel die Datenextraktion aus Rechnungen und Belegen, die Zusammenführung der Ausgaben pro Projekt, Hinweise auf Fristen für Arbeitsergebnisse und Verwendungsnachweise oder regelmäßige Statusberichte. Jede Organisation hat ihre eigenen Verfahren, deshalb erfassen wir den Prozess zuerst gemeinsam mit dem Verwaltungsteam.
Können Sie sich in die Systeme der Universität integrieren?
Wir integrieren Agenten und Automatisierungen in CRM, ERP, E-Mail, Slack, Teams und andere Tools und entwickeln bei Bedarf maßgeschneiderte Integrationen und APIs. Der Umfang hängt von den Zugriffsmöglichkeiten des jeweiligen Systems ab, die wir zu Beginn prüfen.
Ist ein Assistent für Studierende ein Hochrisiko-KI-System?
Ein Assistent, der Fragen zu Verwaltungsverfahren beantwortet, gehört nicht zu den Hochrisiko-Anwendungen im Bildungsbereich nach Anhang III; diese betreffen Zulassung, Bewertung von Lernergebnissen, Zuweisung des Bildungsniveaus und Prüfungsüberwachung. Er muss aber klar erkennen lassen, dass er eine KI ist: eine Transparenzpflicht, die seit dem 2. August 2026 gilt. Jeden konkreten Fall sollte man mit der Rechtsabteilung der Einrichtung prüfen.
Was passiert mit den personenbezogenen Daten von Studierenden und Forschenden?
Von Anfang an wird festgelegt, welche Daten das System nutzt, wo sie verarbeitet werden und wer darauf zugreift. Unsere Beratung umfasst Cybersicherheit und Compliance, sowohl nach der DSGVO als auch nach dem spanischen Esquema Nacional de Seguridad (ENS).
Mit welchen Einrichtungen aus diesem Bereich haben Sie gearbeitet?
Wir haben mit der Universitat de Barcelona gearbeitet, die wir in der Forschungsverwaltung unterstützt haben, und mit dem CSIC. Beide gehören zu den mehr als 480 Unternehmen und Institutionen, die Namastech ihr Vertrauen geschenkt haben.
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