KI-Sprachagenten für Anrufannahme und Terminverwaltung
Voicebots, die ans Telefon gehen, häufige Anfragen beantworten, Termine verwalten und Erinnerungen senden, verbunden mit Ihrem Kalender und mit Übergabe an Ihr Team, wenn es nötig ist.
Das Telefon ist nach wie vor ein wichtiger Kanal
In Kliniken, Werkstätten, Maklerbüros oder bei Dienstleistern geht es in vielen Anrufen um dasselbe: einen Termin vereinbaren oder verschieben, nach Öffnungszeiten fragen oder eine Angabe bestätigen. Wenn das Team beschäftigt ist oder der Anruf außerhalb der Geschäftszeiten kommt, legt der Anrufer auf und versucht es manchmal nicht noch einmal.
Ein KI-Sprachagent nimmt diese Anrufe in natürlicher Sprache entgegen, prüft Ihren Kalender oder Ihr CRM, erfasst das Anliegen und übergibt an einen Menschen, was persönliche Betreuung braucht. Unsere Kundenservice-Agenten funktionieren als Chatbots oder als Voicebots und lassen sich in die Tools integrieren, die Sie bereits nutzen.
Der Unterschied zu einem telefonischen Auswahlmenü: Der Kunde muss sich nicht an die Maschine anpassen. Er erklärt mit eigenen Worten, was er braucht, und der Agent kümmert sich um den Rest, innerhalb der Grenzen, die Sie festlegen.
Was ein Sprachagent leisten kann
Nimmt eingehende Anrufe an
Beantwortet häufige Fragen zu Öffnungszeiten, Leistungen oder Standort, zu jeder Uhrzeit.
Verwaltet Termine
Vergibt, verschiebt oder storniert Termine anhand der Verfügbarkeit in Ihrem Kalender.
Erinnerungen und Nachbetreuung
Automatische Terminerinnerungen und Nachbetreuung nach dem Besuch.
Leitet an Ihr Team weiter
Stellt den Anruf durch oder hält den Fall fest, damit ein Mensch ihn übernimmt.
Erfasst die Informationen
Speichert den Grund des Anrufs und die Kundendaten in Ihrem CRM.
Mit Ihren Systemen verbunden
Kalender, CRM, ERP, E-Mail oder andere Tools, die Sie bereits nutzen.
Wie wir es umsetzen
Analyse der Anrufe
Wir ermitteln die häufigsten Anrufgründe und welche sich ohne menschliches Eingreifen lösen lassen.
Design des Gesprächsablaufs
Wir legen Begrüßung, Fragen, Grenzen und den Zeitpunkt der Weiterleitung an einen Menschen fest.
Training
Wir füttern den Agenten mit den Informationen Ihres Unternehmens: Leistungen, Öffnungszeiten, Richtlinien und häufige Antworten.
Integration
Wir verbinden den Agenten mit Ihrem Kalender, Ihrem CRM und Ihrer Telefonanlage.
Tests und Verbesserung
Wir testen Anrufe mit Ihrem Team vor der Aktivierung und analysieren die Gespräche, um den Agenten zu verbessern.
Anwendungsbeispiele nach Branche
- Kliniken: Terminverwaltung, Erinnerungen und Nachbetreuung nach dem Besuch.
- Maklerbüros: Anfragen zu Immobilien und Planung von Besichtigungen.
- Restaurants und Geschäfte: Öffnungszeiten, Reservierungen und Bestellungen.
- Technische Dienste: Erfassung von Störungen und Serviceaufträgen.
- Kulturinstitutionen: Informationen für Besucher und Gruppenbuchungen.
Schon bei der Begrüßung sagen, dass es eine KI ist
Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten nach Artikel 50 der EU-KI-Verordnung, die auch Sprachassistenten betreffen: Wer anruft, muss wissen, dass er mit einer KI spricht, es sei denn, dies ist offensichtlich. Am einfachsten ist es, das in der Begrüßung zu sagen und die Möglichkeit anzubieten, mit einem Menschen zu sprechen.
Herangezogene offizielle Quellen
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Antworten auf Ihre Fragen
Was ist ein Voicebot oder Sprachagent?
Ein KI-Assistent, der am Telefon Gespräche in natürlicher Sprache führt. Anders als ein Auswahlmenü versteht er das Anliegen, ruft die nötigen Informationen aus Ihren Systemen ab und antwortet oder führt die Aktion aus, etwa eine Terminvergabe.
Kann er den Terminkalender verwalten?
Ja, wenn er mit Ihrem Kalender verbunden ist: Er prüft die Verfügbarkeit, vergibt, verschiebt oder storniert Termine und sendet automatische Erinnerungen. Die konkrete Integration hängt vom Kalender-Tool ab, das Sie nutzen.
Was passiert, wenn die Person lieber mit jemandem sprechen möchte?
Der Agent stellt den Anruf zu Ihrem Team durch oder hält den Fall fest, damit jemand zurückruft. In welchen Situationen er das tun soll, legen wir gemeinsam fest.
Ist ein Hinweis, dass es eine KI ist, Pflicht?
Ja. Seit dem 2. August 2026 gelten die Transparenzpflichten nach Artikel 50 der EU-KI-Verordnung, auch für Sprachassistenten: Die Person muss wissen, dass sie mit einer KI spricht, es sei denn, dies ist offensichtlich. Empfehlenswert ist, es in der Begrüßung zu sagen.
Können Sprachagent und Chat die Informationen teilen?
Ja. Beide können mit derselben Wissensbasis und demselben CRM arbeiten, sodass jede Interaktion an einem einzigen Ort erfasst wird, ob sie per Telefon oder per Chat eingeht.
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