Dokumentenverarbeitung mit KI: Rechnungen, Verträge und Lebensläufe
Wir extrahieren automatisch die Daten aus Rechnungen, Lieferscheinen, Verträgen und Lebensläufen, validieren sie und übertragen sie in Ihr ERP, Ihr CRM oder Ihre Buchhaltung.
Weniger Abtippen, weniger Fehler
Lieferantenrechnungen, Lieferscheine, Verträge, Lebensläufe: Jeden Tag kommen Dokumente an, deren Daten jemand lesen und in ein anderes System kopieren muss. Das ist langsame, repetitive Arbeit, und eine falsch übertragene Zahl führt zu einer Differenz in der Buchhaltung oder zu einer falschen Zahlung.
Mit KI werden diese Dokumente automatisch verarbeitet, auch wenn sie unterschiedliche Formate haben: Die benötigten Felder werden extrahiert, mit Validierungsregeln geprüft und in Ihren Tools erfasst. Die manuelle Prüfung kann sich auf das beschränken, was das System als unsicher markiert.
Wir kombinieren das mit klassischen Automatisierungen für die Teile, die immer denselben Regeln folgen, etwa das Archivieren des Dokuments oder die Benachrichtigung der zuständigen Person, weil sie stabiler und günstiger im Unterhalt sind.
Welche Dokumente wir verarbeiten
Rechnungen
Lieferant, Steuernummer (NIF), Datumsangaben, Bemessungsgrundlage, Mehrwertsteuer und Gesamtbetrag, bereit für Buchhaltung oder ERP.
Lieferscheine
Referenzen, Mengen und Lieferdaten, um sie mit Bestellungen und Rechnungen abzugleichen.
Verträge
Parteien, Beträge, Datumsangaben, relevante Klauseln und Ablauftermine, mit automatischen Warnungen.
Lebensläufe
Kontaktdaten, Ausbildung und Berufserfahrung, strukturiert für die Erfassung in Ihrem Recruiting-Tool.
Dokumente per E-Mail
Erkennung der Anhänge und automatische Verarbeitung, sobald sie eingehen.
Übertragung in Ihre Systeme
Integration mit ERP, CRM, Buchhaltung oder Dokumentenmanagement, ohne Doppelerfassung.
So funktioniert es
Eingang
Das Dokument kommt per E-Mail, über einen freigegebenen Ordner oder vom Scanner.
Extraktion mit KI
Das System erkennt die Dokumentenart und extrahiert die festgelegten Felder.
Validierung
Prüfungen wie Summen, Formate oder Duplikate werden angewendet, und unsichere Fälle werden zur Prüfung markiert.
Erfassung
Die Daten werden an Ihr ERP, Ihr CRM oder Ihre Buchhaltung gesendet, und das Dokument wird archiviert.
Kontinuierliche Verbesserung
Wir analysieren Fehler und Ausnahmen, um die Extraktion anzupassen.
Lebensläufe und die EU-KI-Verordnung
Daten aus einem Lebenslauf zu extrahieren, um sie zu erfassen, ist eine Verwaltungsaufgabe. KI einzusetzen, um Bewerbungen zu sichten und zu filtern oder Bewerber zu bewerten, ist etwas anderes: Anhang III der EU-KI-Verordnung zählt solche Systeme zur Personalauswahl zu den Hochrisiko-KI-Systemen, mit Pflichten, die nach der Verordnung (EU) 2026/1744 ab dem 2. Dezember 2027 gelten. Das sollten Sie bei der Festlegung des Umfangs berücksichtigen.
Das sollten Sie vor dem Start bereithalten
- Eine Auswahl echter Dokumente jeder Art.
- Die Felder, die Sie extrahieren möchten, und das System, in dem sie landen sollen.
- Die Validierungsregeln, die Ihr Team bereits anwendet.
- Eine verantwortliche Person, die Ausnahmen prüft.
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Antworten auf Ihre Fragen
Funktioniert es mit gescannten Dokumenten oder unterschiedlichen Formaten?
Ja. KI ermöglicht es, Daten aus Dokumenten in unterschiedlichen Formaten zu extrahieren, nicht nur aus festen Vorlagen. Die Qualität des Scans beeinflusst das Ergebnis, deshalb werden unsichere Fälle zur Prüfung markiert.
In welche Systeme werden die Daten übertragen?
In die Systeme, die Sie bereits nutzen: ERP, CRM, Buchhaltung, E-Mail oder Dokumentenmanagement. Wir verbinden die Tools in automatischen Workflows, damit keine Daten doppelt erfasst werden müssen.
Was passiert, wenn die KI einen Wert falsch extrahiert?
Dafür gibt es die Validierungsregeln, etwa die Prüfung, ob die Beträge stimmen, oder die Erkennung von Duplikaten, und die manuelle Prüfung der Ausnahmen. Erkannte Fehler werden analysiert, um die Extraktion anzupassen.
Kann ich es für die Bewerberauswahl nutzen?
Wir können die Datenextraktion aus Lebensläufen automatisieren. Wenn die KI außerdem Bewerber filtern oder bewerten soll, beachten Sie, dass die EU-KI-Verordnung diese Nutzung als Hochrisiko-Anwendung einstuft, mit Pflichten ab dem 2. Dezember 2027, und dass die Entscheidung bei Menschen bleiben muss.
Mit welchem Dokument sollte man anfangen?
Mit dem Dokument, das das größte Volumen und die klarsten Regeln hat, oft Rechnungen oder Lieferscheine. So lässt sich leicht messen, wie viel Zeit vorher und wie viel nachher dafür aufgewendet wird.
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